Условия безопасной эксплуатации железнодорожных переездов на железнодорожных путях ОАО «РЖД» обеспечивают специальные службы дистанции пути и ответственные за переезды (дежурный по переезду). На путях необщего пользования эта ответственность возлагается на владельца железнодорожного пути. Для этого приказом назначается ответственный за жд переезд, но в целом требования к безопасности и обслуживанию железнодорожного переезда идентичны требованиям эксплуатации переездов на путях общего пользования.
Порядок движения через железнодорожный переезд должен быть прописан в инструкциях по эксплуатации железнодорожного переезда и в инструкции о порядке обслуживания и организации движения на железнодорожном пути необщего пользования.

Инструкция по эксплуатации железнодорожного переезда составляется и утверждается владельцем инфраструктуры или владельцем железнодорожных путей необщего пользования.
В инструкции по эксплуатации железнодорожного переезда отражаются обязанности работников.
В этой инструкции обязательно должны быть прописаны основные обязанности ответственных за железнодорожный переезд работников, а именно:
• Работник регулярно проверяет состояние железнодорожного полотна на удалении 50 метров от переезда в обе стороны.
• Следит и отвечает за исправное состояние переездной сигнализации, оборудования автомобильного переезда и всех его устройств.
• Отвечает за наличие и состояние ручных сигналов и сигнальных петард, если они предусмотрены инструкцией эксплуатации железнодорожных переездов.
• Следит за наличием инвентаря и инструмента для ремонта и очистки железнодорожного переезда.
• В зимний период в непосредственной близости к железнодорожному переезду необходимо иметь запас реагентов и песка для посыпания проезжей части железнодорожного переезда во время образования гололёда.

В случае обнаружения неисправностей или отклонения от норм безопасности ответственный работник должен немедленно сообщить об этом собственнику железнодорожной инфраструктуры и принять меры к исправлению недочётов и неисправностей, которые в силах устранить самостоятельно.
Если обнаруженная неисправность имеет значительный характер и угрожает безопасному движению автотранспорта или железнодорожного транспорта и её нельзя быстро устранить, то ответственный работник обязан закрыть движение транспортных средств через железнодорожный переезд, оградить опасное место сигналами остановки и сообщить об этом собственнику и эксплуатирующим подразделениям.
При эксплуатации железнодорожного переезда на путях необщего пользования ответственный работник обязан не допускать остановку любых транспортных средств и самоходных машин в непосредственной близости от переезда. Следить за отсутствием людей и животных на переезде.
• Следить за чистотой в границах железнодорожного переезда, регулярно прочищать желоба и контррельсы для беспрепятственного прохода железнодорожных колес.
• Следить за состоянием заградительных шлагбаумов и устройств сигнализации, предупредительных сигнальных и ограничительных знаков для прохода снегоуборочной техники по железнодорожным путям.
• При проведении работ на железнодорожном переезде движение по нему должно быть закрыто, шлагбаумы опущены.
• Ответственным за железнодорожный переезд работникам запрещено перепоручать свои обязанности другим лицам.
При пропуске железнодорожного состава ответственный работник, обслуживающий железнодорожный переезд, после закрытия шлагбаумов обязан проверить отсутствие препятствий на железнодорожном пути на расстоянии по 50 метров в каждую сторону от настила переезда для безопасного движения поезда.
• Встречая поезд, следует стоять лицом к железнодорожному пути с поворотом головы навстречу движению.
• При прохождении поезда через переезд ответственный работник должен осматривать проходящий железнодорожный состав.
Если в проходящем поезде замечена неисправность, которая угрожает безопасности движения (например, колеса которые не крутятся или издают сильные удары, искры, пожар, угроза падения груза или человека с поезда), работник обязан незамедлительно сообщить об этом дежурному по железнодорожной станции (поездному диспетчеру), владельцу инфраструктуры или владельца железнодорожных путей необщего пользования и произвести сплошной осмотр железнодорожного пути в границах зоны его ответственности.